La pantalla Nuevo gasto es un form simple de una sola línea (a diferencia de Compras, que tiene items). Eliges una categoría del catálogo (alquiler, servicios, sueldos, etc.), escribes una descripción corta, pones el monto total pagado en soles y eliges si fue al contado o al crédito. Listo.

El form está organizado en 4 tarjetas de la columna izquierda y un resumen a la derecha: (1) Datos del gasto (categoría + monto + descripción), (2) Proveedor (opcional — typeahead que busca en tu lista de proveedores), (3) Comprobante recibido (tipo + serie + número + fecha) y (4) Pago (contado/crédito + método o días de crédito).

El proveedor es opcional: muchos gastos cotidianos (taxi a un cliente, almuerzo de trabajo) no tienen un proveedor formal. Si llenas el proveedor, el sistema lo vincula al gasto y, si la condición es crédito, además genera automáticamente una cuenta por pagar que entra a Por pagar con la fecha de vencimiento calculada.

Al guardar, el sistema registra el gasto, calcula el IGV crédito si corresponde (solo cuando la categoría lo permite + el comprobante es factura + la empresa aplica IGV), genera el asiento contable de doble entrada (cuenta de gasto al debe, caja o por-pagar al haber) y te lleva al detalle del gasto.

Manual completo

Card 1 — Datos del gasto

Campo	Obligatorio	Cómo se usa
Categoría	Sí	Lista con las 11 categorías del sistema + las que agregue el administrador. Al elegirla, debajo aparece la descripción contextual (ej. «Luz, agua, gas, telefonía, internet» para Servicios Públicos).
Monto total (S/)	Sí	El total final pagado al proveedor en soles (con IGV incluido si aplica). Acepta decimales de 2 dígitos. Si la categoría permite crédito fiscal y el comprobante es factura, el sistema separa el IGV automático del monto que escribiste.
Descripción	Sí	Texto corto (máx 255 chars). Ejemplos: «Recibo de luz mayo 2026», «Pago alquiler local junio», «Honorarios contador abril», «Combustible camioneta».

💡 La descripción es lo que verás en el listado y los reportes. Te conviene incluir el periodo (mes/quincena) o algo identificable, porque después solo tienes la descripción para diferenciar un recibo de luz de otro.

Card 2 — Proveedor (opcional)

Campo	Obligatorio	Cómo se usa
Buscar	Opcional	Escribe el RUC o la razón social del proveedor. El sistema busca en tu directorio de proveedores y muestra hasta 8 resultados con avatar, razón social y RUC. Click en uno → se selecciona.
Quitar	Acción	Botón rojo que aparece cuando ya hay proveedor seleccionado — limpia la selección.
+ Nuevo	Acción	Abre Proveedores — Crear en una pestaña nueva para que registres un proveedor sin perder lo que ya llenaste.

⚠️ El proveedor es 100% opcional. Sirve para vincular el gasto a un proveedor de tu lista cuando es alguien recurrente (ej. el dueño del local que te alquila, tu contador). Si el gasto es ocasional (taxi, propina), déjalo vacío. El asiento contable funciona igual con o sin proveedor formal.

💡 Si el gasto es a crédito y tienes un proveedor seleccionado con sus días de crédito configurados (ej. 30 días), el formulario autocompleta el campo «Días para pagar» con ese valor.

Card 3 — Comprobante recibido

Campo	Obligatorio	Cómo se usa
Tipo	Sí (default: Boleta)	Dropdown con 6 valores: Factura, Boleta, Recibo de servicios, Recibo Honorarios, Sin comprobante y Otro. El tipo determina si aplica crédito fiscal y qué pinta el form técnico.
Serie	Opcional	El bloque del comprobante (ej. F001 para facturas SUNAT). Hasta 20 chars.
Número	Opcional	El correlativo del comprobante (ej. 123). Hasta 30 chars.
Fecha	Sí (default: hoy)	La fecha que va al ledger. Por defecto es hoy, pero puedes registrar gastos con fecha pasada (útil cuando subes comprobantes con retraso).

Los 6 tipos de comprobante:

Tipo	Cuándo se usa	Aplica crédito IGV
Factura	Emitido por una empresa formal con RUC + IGV detallado.	Sí (si categoría lo permite + empresa aplica IGV)
Boleta	Emitido por comercios pequeños.	No (la boleta no genera crédito fiscal)
Recibo de servicios	Recibos de luz, agua, gas, telefonía, internet (formato regulado).	Sí (si categoría lo permite) — pero el form NO lo separa automático
Recibo Honorarios	Recibo por honorarios electrónico (RHE) de un trabajador 4ta categoría.	No (no llevan IGV)
Sin comprobante	Pagos informales (taxi, propina).	No
Otro	Cualquier otro tipo que no entre en las categorías anteriores.	Depende del default

💡 Cuando la categoría seleccionada permite crédito fiscal (alquiler, servicios, mantenimiento, etc.), aparece un mensaje en cursiva: «Si esta es una factura formal con RUC, se separará el IGV (18%) en cuenta de crédito fiscal». Esto te recuerda que conviene subir el gasto como Factura para aprovechar el crédito IGV — sirve a tu empresa si tributa en régimen general (RG, RER, MYPE Tributario). En NRUS no aplica.

Card 4 — Pago

Campo	Obligatorio	Cómo se usa
Condición	Sí (default: Contado)	Contado (pagaste ya, descuenta caja al confirmar) o Crédito (pagas después, genera cuenta por pagar).
Método (solo si contado)	Sí	Dropdown con: Efectivo, Yape, Plin, Transferencia (bancaria), Tarjeta POS. Determina de qué cuenta de caja se descuenta el monto.
Días para pagar (solo si crédito)	Opcional (default: 30 o el del proveedor)	Número entre 0 y 365. Determina la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar generada.
Notas internas	Opcional	Textarea para anotaciones que solo tú ves. No salen en el comprobante ni en los reportes públicos.

⚠️ Si eliges «Crédito» SIN seleccionar un proveedor, el sistema igual genera la cuenta por pagar pero con el label «Proveedor sin identificar». Para llevar control limpio, conviene asociar un proveedor cuando el gasto es a crédito.

El resumen (columna derecha)

A la derecha hay 2 tarjetas:

• Resumen: muestra el monto en formato S/ XX.XX y el total. Mientras escribes en el monto, este resumen se actualiza en vivo.
• Sobre los gastos: nota informativa que recuerda «Los gastos generan un asiento contable automático en doble entrada. Si la categoría aplica crédito fiscal y el comprobante es factura, el IGV se separa de forma automática».

El asiento contable que se genera

Al guardar, el sistema crea un asiento de doble entrada (Debe = Haber) según estos casos:

Caso 1 — Con crédito fiscal (categoría lo permite + factura + empresa aplica IGV):

D  GASTO-{categoría}        subtotal (monto / 1.18)
D  IGV-CREDITO              igv (18% del subtotal)
C  CAJA-{método}            total      (si contado)
   o PROVEEDORES-PAGAR      total      (si crédito)

Caso 2 — Sin crédito fiscal (NRUS, boleta, recibo de honorarios, o categoría no permite):

D  GASTO-{categoría}        total (con IGV absorbido en el gasto)
C  CAJA-{método}            total      (si contado)
   o PROVEEDORES-PAGAR      total      (si crédito)

El asiento se puede revisar en el detalle del gasto, en la card «Asiento contable».

Flujos completos

Recibo de luz del mes (pago al contado en banco)

1. Categoría: Servicios Públicos → la descripción contextual confirma «Luz, agua, gas, telefonía, internet».
2. Monto: 145.50 soles.
3. Descripción: «Recibo Luz del Sur mayo 2026».
4. Proveedor: dejas vacío (no es necesario para una empresa de servicios genérica).
5. Tipo: Recibo de servicios, Serie LS001, Número 123456, Fecha de hoy.
6. Condición: Contado, Método: Transferencia.
7. Click «Registrar gasto» → se registra el gasto, descuenta de CAJA-TRANSFERENCIA, te lleva al detalle.

Alquiler mensual con factura (proveedor recurrente)

1. Categoría: Alquiler de Local.
2. Monto: 1,800.00 (incluye IGV).
3. Descripción: «Alquiler local Av. Wilson junio 2026».
4. Proveedor: buscas «Inmobiliaria Lima» → seleccionas el que aparece.
5. Tipo: Factura, Serie F001, Número 0234, Fecha de hoy.
6. Condición: Contado, Método: Transferencia.
7. Click «Registrar gasto» → el sistema separa S/ 1,525.42 al subtotal + S/ 274.58 al IGV crédito (porque categoría Alquiler permite IGV + es factura + empresa en régimen general), descuenta CAJA-TRANSFERENCIA por el total.

Honorarios del contador (recibo por honorarios, a crédito 15 días)

1. Categoría: Honorarios Profesionales.
2. Monto: 350.00.
3. Descripción: «Honorarios contador abril 2026 — Carlos Mendoza».
4. Proveedor: buscas su nombre o lo creas en pestaña nueva con + Nuevo.
5. Tipo: Recibo Honorarios, sin serie/número (recibo electrónico SUNAT).
6. Condición: Crédito, Días para pagar: 15.
7. Click «Registrar gasto» → se crea el gasto, NO descuenta caja, genera una cuenta por pagar en Por pagar con vencimiento 15 días después de hoy.

Casos comunes

«La categoría que necesito no está en el dropdown» Las 11 categorías del sistema cubren la mayoría de casos. Si necesitas una más específica (ej. «Capacitaciones», «Membresías SaaS»), pídele al administrador del portal que la cree desde el panel de administración — apuntará a GASTO-OTROS por defecto.

«No tengo proveedor formal, ¿igual puedo registrar el gasto?» Sí. El campo proveedor es opcional. Solo llena categoría + descripción + monto + condición. El gasto se registra normal, con etiqueta «Sin proveedor formal» en el detalle.

«Compré productos de papelería con factura, ¿va en Gastos o en Compras?» Va en Gastos, categoría «Suministros de Oficina». Los Suministros NO entran al inventario — los consumes inmediatamente (no los revendes). En cambio, una compra de mercadería para revender va en Compras porque suma stock.

«Quiero registrar un gasto con descuento» Pon directamente el monto neto pagado en el campo monto. Los gastos son mono-línea — no hay sistema de descuento sobre un subtotal. Si el descuento ya está aplicado en el comprobante, anota el motivo en el campo Notas internas.

«El monto que escribí está bien pero el IGV crédito sale más bajo de lo esperado» El sistema divide el monto entre 1.18 para sacar el subtotal sin IGV. Si tu factura ya viene desglosada en subtotal + IGV = total, escribe el total. El IGV calculado debe coincidir aproximadamente (puede haber diferencia de 1 centavo por redondeo).

«Quiero registrar un gasto a crédito sin proveedor identificado» Técnicamente funciona — la cuenta por pagar se genera con el label «Proveedor sin identificar». NO se recomienda para gastos a crédito porque pierdes trazabilidad. Mejor crea el proveedor primero (+ Nuevo abre la pestaña).

Cosas que NO puedes hacer

• Editar un gasto después de guardado (ni siquiera la descripción). Anula y crea uno nuevo.
• Registrar un gasto con monto 0 o negativo — la validación rechaza con «El monto debe ser mayor a 0».
• Elegir una categoría inactiva — la lista solo muestra las activas.
• Saltar la categoría — es campo obligatorio.
• Saltar la descripción — también obligatoria (mín 1 char, máx 255).
• Pagar a un proveedor de OTRO negocio — el sistema valida que el proveedor pertenezca al mismo negocio y rechaza con «El proveedor pertenece a otro site (aislamiento multi-tenant)».
• Aplicar crédito fiscal del IGV si tu empresa es NRUS — el régimen tributario no permite IGV crédito, el sistema ignora el flag y no separa IGV.
• Múltiples ítems en un solo gasto — esto es para gastos mono-línea. Si necesitas registrar varios productos con stock, usa Compras.