Boleta o factura electrónica: ¿cuál emito?

El cliente ya pagó y te mira esperando su comprobante. ¿Boleta o factura? En el mostrador esa duda cuesta segundos, y la respuesta depende de una sola cosa: para qué lo va a usar. No del monto, no de si te cae bien, no de si «parece» empresa. De para qué lo va a usar.

La pregunta que resuelve el 90% de los casos

Antes de elegir en la pantalla, pregúntate (o pregúntale): ¿esto es para su empresa o para él?

• Si el comprobante va a entrar en la contabilidad de una empresa —para sustentar un gasto, recuperar el IGV— entonces necesita factura, y el cliente tiene que darte su RUC.
• Si es una persona comprando para su propio consumo —se lleva el producto y ya— entonces va boleta.

La palabra clave detrás de la factura es crédito fiscal. Cuando le vendes a una empresa y le das factura, esa empresa puede descontar el IGV que te pagó y usar tu comprobante para sustentar su gasto ante SUNAT. La boleta no le sirve para eso. Por eso una empresa siempre te va a pedir factura: no es capricho, es que la boleta no le sirve.

Boleta: la del consumidor final

La boleta es para el que compra para consumir: la señora que se lleva su medicina de la botica, el que pide su menú en la pollería, el vecino que compra en tu bodega. Dos cosas que conviene tener claras:

• La boleta electrónica también va a SUNAT. No te confundas: es un comprobante fiscal, igual que la factura. Lo que cambia es a quién le sirve.
• El cliente puede ir sin documento —la venta sale a nombre de «Varios»— hasta S/ 700. Si la boleta pasa de S/ 700, SUNAT te exige el DNI o el RUC del cliente.

Ese tope de los S/ 700 es el que más se olvida. Si le vendes S/ 900 a alguien y no le pides el DNI, el sistema no te deja emitir la boleta hasta que completes el documento.

Factura: la de las empresas

La factura exige RUC de 11 dígitos, y no cualquiera: el sistema lo valida contra SUNAT en el momento de emitir. Si el RUC no existe, está de baja o no coincide con la razón social, el comprobante te sale rechazado.

Mi recomendación: cuando registres al cliente, usa el botón «Buscar» con su RUC. Trae la razón social y la dirección directo del padrón de SUNAT, así emites con los datos exactos y no con lo que el cliente te dictó de memoria (que es de donde salen la mitad de los rechazos).

NRUS: solo boletas (ojo con esto)

Si tu negocio está en el Nuevo RUS, no puedes emitir factura aunque el cliente te la ruegue. El NRUS solo permite boletas. Punto. Si te encuentras con que muchos clientes te piden factura y no puedes dárselas, es señal de que quizás te conviene cambiar de régimen —a RER, Régimen General o MYPE Tributario—, pero esa decisión la tomas con tu contador, porque tiene efectos en cuánto pagas de impuestos.

¿Y la nota de venta? No es ni una ni otra

La nota de venta se cuela en la conversación y confunde a todos. No es un comprobante fiscal. No va a SUNAT, no le sirve al cliente para deducir nada, no te sirve a ti para sustentar formalmente la venta ante SUNAT. Es un documento interno: un papel para dejar constancia y entregarle algo al cliente.

¿Para qué existe entonces? Para el plan gratuito (que por ahora solo emite notas de venta), o para cuando registras la venta y todavía no decides si vas a emitir boleta. Pero si el cliente necesita algo con validez tributaria, la nota de venta no es la respuesta.

Qué pasa si emites la equivocada

Los dos tropiezos clásicos:

• Diste boleta y era factura. El cliente-empresa no puede usar la boleta. Toca anular ese comprobante (con una nota de crédito de anulación, o dando de baja el comprobante ante SUNAT) y emitir la factura correcta con su RUC.
• Quisiste dar factura a alguien sin RUC válido. El comprobante sale rechazado. Verificas el RUC, corriges, y reemites; o si de verdad es consumidor final, le das boleta.

Todo esto se evita preguntando antes de cobrar, no después. «¿Boleta o factura?» dicho a tiempo te ahorra la anulación.

Resumen para decidir rápido SituaciónEmiteRequiere Empresa que va a usar el comprobante en su contabilidadFacturaRUC de 11 dígitos válido Persona que compra para su consumo, hasta S/ 700BoletaNada (sale como «Varios») Persona, boleta mayor a S/ 700BoletaDNI o RUC Estás en NRUSBoleta (única opción)— Solo quieres dejar constancia interna (plan gratuito)Nota de ventaNada (no va a SUNAT)

Con la decisión tomada, el paso a paso para emitir te lleva de la mano. Y si quieres el panorama completo de la facturación electrónica, empieza por la guía madre. En MYPES.pe el tipo de comprobante se elige en un toque y el sistema te apaga las opciones que no aplican, con el motivo a la vista.