Cómo emitir un comprobante electrónico paso a paso

Emitir suena a trámite, pero son treinta segundos. La venta ya tiene todo —el cliente, los productos, los montos—; tú solo eliges dos cosas y le das enviar. Aquí va el flujo completo, con los detalles que evitan que SUNAT te rebote el comprobante. Si todavía no tienes claro cuándo va boleta y cuándo factura, resuélvelo primero en boleta o factura.

Primero lo primero: el comprobante nace de una venta

No emites un comprobante «desde cero». Sale de una venta confirmada: la que armas en el POS o el pedido que te entró por el catálogo. Por eso, cuando llegas a emitir, el cliente y los ítems ya están cargados y no los tecleas de nuevo. Si la venta todavía está en borrador, primero la confirmas.

Paso 1: entra a emitir

Tienes dos caminos:

• Desde el POS, en el mismo momento de vender. Al confirmar la venta eliges «Solo emitir» (confirma y emite) o «Emitir e imprimir» (lo mismo, y te abre el PDF listo para la impresora).
• Después, desde el detalle de la venta. Si la guardaste como borrador o la dejaste para más tarde, abres la venta y le das al botón «Emitir comprobante».

Paso 2: elige el tipo y la serie

Eliges el tipo —boleta, factura o nota de venta— y la serie. La serie es ese código de cuatro caracteres antes del número: B001 para boletas, F001 para facturas, NV01 para notas de venta. Si es tu primera emisión de ese tipo, el sistema crea la serie sola y arranca el correlativo en 00001. De ahí en adelante numera solo, de forma correlativa, sin repetir un número ya usado.

Paso 3: deja que el sistema valide

Antes de dejarte enviar, el sistema revisa varias cosas y apaga la opción que no aplica, con el motivo escrito. Los avisos que vas a ver:

Si ves…Es porque… «Tu plan no incluye facturación electrónica»Estás en plan gratuito: solo puedes emitir nota de venta. Sube a un plan pago para boleta/factura. «Tu régimen tributario solo permite boletas»Estás en NRUS. Para factura necesitas cambiar de régimen. «El cliente debe tener RUC válido»Quieres emitir factura pero el cliente no tiene RUC de 11 dígitos. Corrígelo en la venta. «Boleta mayor a S/ 700 requiere DNI o RUC»La boleta pasa el tope y el cliente va sin documento. Complétalo. «Llegaste al cap del plan (X/Y)»Agotaste tu cuota mensual de ese comprobante. Espera al mes o sube de plan.

Que salga apagado no es un error tuyo: es el sistema evitándote un rechazo de SUNAT antes de que ocurra.

Paso 4: emite y espera la respuesta de SUNAT

Le das a Emitir. El comprobante se firma digitalmente y se transmite a SUNAT a través de tu emisor. La respuesta llega rápido, entre 2 y 5 segundos, y puede ser una de estas:

• Aceptado. SUNAT lo validó. Es legal. Ya tienes tus tres archivos: PDF, XML y CDR.
• Rechazado. SUNAT le encontró un error y te dice cuál. Corriges el dato en la venta y reintentas.
• En contingencia. SUNAT o tu emisor no respondieron en ese momento. La venta vale igual y el sistema reenvía el comprobante solo hasta que lo acepten. Qué hacer en cada caso está en rechazado o en contingencia.

Paso 5: descarga y comparte

Con el comprobante aceptado, desde su detalle descargas el PDF (para el cliente), el XML (el legal, el que pide tu contador) y el CDR (la constancia de SUNAT). Y con el botón «Compartir por WhatsApp» le mandas al cliente un mensaje ya armado, con el total y los links del PDF y el XML. Nada de copiar y pegar a mano.

Los errores que te ahorran un rechazo

• RUC del cliente mal o de baja: es el rechazo número uno en facturas. Consulta el RUC con el botón «Buscar» al registrar al cliente; trae la razón social exacta desde SUNAT.
• Boleta sobre S/ 700 sin DNI: complétalo antes, o la opción sale apagada.
• Régimen equivocado: si eres NRUS, la factura no está disponible. No pierdas tiempo buscándola.

Un caso aparte: a veces SUNAT acepta pero los enlaces del PDF o el XML llegan vacíos (un timeout al sincronizar). No re-emitas: en el detalle del comprobante hay un botón «Recuperar enlaces» que vuelve a pedirlos al emisor y los rescata en un par de segundos.

Un par de reglas que conviene saber

La fecha de emisión es siempre hoy: no puedes emitir con fecha de ayer. Y un comprobante aceptado no se edita; si te equivocaste, se corrige con una nota de crédito. Además, si vendiste productos físicos y tienes que trasladarlos, desde el comprobante aceptado puedes generar una guía de remisión con los datos ya cargados (ver la guía de remisión electrónica).

En MYPES.pe todo esto vive en la misma pantalla de la venta: eliges el comprobante, emites y compartes sin cambiar de sitio.