Facturación electrónica para MYPES en Perú: boleta, factura y cómo emitirlas

«¿Me das factura?» Te lo piden diez veces al día, y la mitad de esas veces el cliente ni siquiera quiere una factura: quiere un papel que diga cuánto pagó. En la calle «factura» se volvió sinónimo de «recibo», y ahí arranca el enredo. Boleta, factura y nota de venta son tres cosas distintas, con reglas distintas, y entregar la que no toca te puede costar un rechazo de SUNAT o un cliente que no puede usar tu comprobante para descontar impuestos. Vamos a ordenarlo.

Qué cambió: del talonario a SUNAT en tiempo real

Hasta hace unos años la boleta y la factura eran un talonario que mandabas a imprimir en una imprenta autorizada, y punto. Hoy son electrónicas: el comprobante se genera desde un sistema, se firma digitalmente, se envía a SUNAT y SUNAT te responde en segundos aceptándolo (o rechazándolo). Lo que te queda no es un papelito, son tres archivos: el PDF (el que ve el cliente), el XML (el documento legal firmado) y el CDR (la constancia de que SUNAT lo recibió).

SUNAT viene empujando este cambio de forma progresiva desde hace años, por tipo de contribuyente y de operación. Si estás recién empezando o no sabes desde cuándo te obliga a ti, esa fecha exacta la fija la normativa vigente de SUNAT según tu caso; la referencia oficial siempre es sunat.gob.pe o tu contador. Lo que sí es transversal: toda venta debería quedar con su comprobante, y hoy ese comprobante nace electrónico.

Boleta, factura y —la que muchos olvidan— la nota de venta

Son tres, no dos. Y la diferencia no es de formato: es para qué sirve cada una y quién las puede usar.

ComprobantePara quién¿Va a SUNAT?¿Sirve para impuestos del cliente? BoletaEl consumidor final (tu vecino, el que compra para él)SíNo (es para el consumo, no para deducir) FacturaEmpresas con RUC que van a usarla en su contabilidadSíSí (le da crédito fiscal y sustenta su gasto) Nota de ventaCualquiera, pero es un documento internoNoNo sirve para SUNAT (ni tuya ni del cliente)

La boleta es para el consumidor final: la señora que compra su medicina en la botica, el chico que se lleva una gaseosa de tu bodega. La factura es para el que va a descontar: la empresa que te compra insumos y necesita sustentar ese gasto y recuperar el IGV que te pagó. Y la nota de venta no es un comprobante fiscal —no va a SUNAT—, es un papel interno para dejar constancia de la venta cuando todavía no emites boleta o factura.

El error que más nos reportan es este: emitir boleta a una empresa que necesitaba factura. La boleta no le da crédito fiscal, así que el contador del cliente te la devuelve pidiendo la factura. La pregunta que te ahorra el reproceso es una sola: ¿esto es para tu empresa o para ti? Cuándo va cada una lo desmenuzamos en Boleta o factura electrónica: ¿cuál emito?.

Qué necesitas para emitir en regla

Emitir electrónico no es solo tener el sistema. Antes de tu primera boleta o factura, ten esto en orden:

• RUC activo y afecto. Es tu identidad tributaria; sin él no emites nada fiscal.
• Un régimen que permita el comprobante. Ojo con esto: si estás en NRUS (Nuevo RUS) solo puedes emitir boletas, no facturas. Para dar factura tienes que estar en RER, Régimen General o MYPE Tributario. Si no sabes en cuál estás, tu contador lo revisa en un minuto.
• Tu Clave SOL. Es la contraseña con la que operas ante SUNAT.
• Un emisor electrónico. Es quien firma tu comprobante y lo transmite a SUNAT. Puede ser directo con SUNAT (usando tu certificado digital) o a través de un operador tercero (un OSE/PSE, como Nubefact) que se encarga de firmar y enviar por ti.

En MYPES.pe la firma y la transmisión a SUNAT corren del lado del servidor: tú registras tus credenciales una vez y el sistema hace el resto. No tienes que instalar nada raro ni pelear con el certificado en cada venta.

Si tu plan es gratuito, por ahora solo emites notas de venta (el documento interno). Para boleta y factura electrónicas necesitas un plan pago con el emisor configurado.

Cómo se emite, en corto

El comprobante no nace de la nada: nace de una venta confirmada. El flujo es siempre el mismo:

1. Confirmas la venta (en el POS, o desde un pedido del catálogo).
2. Eliges el tipo (boleta, factura o nota de venta) y la serie (B001, F001, NV01…). La serie se crea sola la primera vez.
3. El sistema valida antes de enviar: que tu plan lo permita, que tu régimen lo permita, que el cliente tenga RUC si es factura. Lo que no aplica sale apagado con el motivo.
4. Le das Emitir. El comprobante se firma, se transmite y SUNAT responde en 2 a 5 segundos.
5. Si acepta, obtienes el PDF, el XML y el CDR, y lo compartes con tu cliente (por WhatsApp, con un mensaje ya armado).

El paso a paso con cada campo y cada botón está en Cómo emitir un comprobante electrónico paso a paso. Un dato que evita sustos: la fecha de emisión es siempre hoy. No se retro-fecha; SUNAT no lo permite.

Te equivocaste: la nota de crédito

Un comprobante que SUNAT ya aceptó no se edita ni se borra. Nunca. Por ley se conserva mínimo cinco años, y SUNAT no deja tocarlo después de emitido. Entonces, ¿qué haces si pusiste mal el monto, el cliente devolvió el producto o tecleaste mal el RUC? Emites una nota de crédito.

La nota de crédito es el documento que reversa una boleta o factura aceptada. Va siempre vinculada al comprobante original —no se emiten notas de crédito «sueltas»— y lleva un motivo que SUNAT lee tal cual. Según el motivo, hasta te repone el stock automáticamente. Cómo elegir el tipo correcto y qué hace cada uno lo tienes en Nota de crédito: cómo anular o corregir un comprobante.

Cuando SUNAT dice «no» o simplemente no contesta

Dos cosas que suenan parecido pero son opuestas, y conviene no confundirlas desde ya:

• Rechazado: SUNAT recibió tu comprobante y le encontró un error (un RUC que no existe, un monto en cero, un dato que no cuadra). Ahí tú corriges y reintentas.
• En contingencia: SUNAT o tu emisor no respondieron en ese momento (se cayó la conexión). Tu venta vale igual —el número ya está asignado, el stock y la caja corrieron— y el sistema reenvía el comprobante solo hasta que SUNAT lo acepte. No es un rechazo; es una demora.

Distinguir una de otra te ahorra creer que una venta buena está mala, o quedarte esperando cuando en realidad tenías que corregir algo. Qué hacer en cada caso, con los rechazos más comunes y sus arreglos, está en Comprobante rechazado o en contingencia: qué hacer.

Cuánto puedes emitir según tu plan

Cada plan tiene un tope mensual por tipo de comprobante. Cuando llegas al límite, la opción se apaga con el conteo (por ejemplo «Llegaste al cap del plan (200/200)») hasta el día 1 del mes siguiente. Estos son los valores por defecto —tu pantalla «Mi plan» manda si hay dudas—:

Comprobante (al mes)GratuitoProBusiness Notas de venta5002,00010,000 Boletas + facturas—2002,000 Notas de crédito—50500

Por dónde seguir

Ya tienes el mapa. Ahora entra a lo que te toque hoy: decidir boleta o factura, emitir tu primer comprobante, corregir uno con nota de crédito o resolver un rechazo o una contingencia. Con MYPES.pe emites boletas y facturas electrónicas directo desde tu venta, con el cliente y los ítems ya cargados, y SUNAT te responde en segundos.