Guía de Remisión Electrónica (GRE) en Perú: qué es, cuándo se exige y cómo emitirla

Si vendes productos y los tienes que mover —los despachas al cliente, los recoges de tu proveedor o los pasas de un local a otro— tarde o temprano te topas con la palabra "guía de remisión". Y la duda siempre es la misma: ¿yo también tengo que emitirla?, ¿cuándo?, ¿cómo se hace ahora que todo es electrónico? Esta guía te lo explica en simple, sin jerga contable, pensando en el dueño de una bodega, una ferretería o una distribuidora que quiere estar en regla sin volverse experto tributario.

¿Qué es una guía de remisión electrónica?

La guía de remisión electrónica (GRE) es el documento con el que sustentas el traslado físico de bienes de un punto a otro. Cuando tu mercadería sale a la calle —en tu camioneta, en una empresa de transporte o incluso a pie en un carrito—, SUNAT quiere poder saber qué se está moviendo, de dónde a dónde, quién lo envía y con qué motivo. Ese respaldo es la guía.

Lo primero que conviene tener clarísimo: la guía NO es un comprobante de pago. No es una boleta ni una factura. No cobra, no le pone precio a nada, no descuenta tu stock ni genera un asiento contable. Solo respalda el transporte. La venta, el cobro y el movimiento de inventario ya ocurrieron (o van a ocurrir) por su lado; la guía únicamente acompaña a la mercadería mientras viaja.

La palabra "electrónica" es la novedad. Durante años la guía era un talonario de papel que llevabas en la mano. Hoy SUNAT viene exigiendo de forma progresiva la versión electrónica, que reemplaza a la guía física: se genera desde un sistema, se envía a SUNAT y tiene su representación en PDF más un archivo XML firmado. Las condiciones y fechas exactas de la obligatoriedad las fija SUNAT según el tipo de contribuyente y de bien, así que para tu caso puntual la referencia oficial siempre es sunat.gob.pe o tu contador. Aquí te damos el mapa general para que sepas por dónde va la cosa.

Remitente y transportista: ¿quién emite la guía?

La respuesta corta: depende de quién controla el traslado. Existen dos guías distintas y es clave no confundirlas.

Guía de remisión del remitente

El remitente es quien envía o entrega los bienes: normalmente tú, el dueño del negocio que despacha una venta, devuelve algo a su proveedor o mueve stock a otro local. La guía del remitente es la que casi siempre te va a tocar emitir. Es tu responsabilidad como propietario o poseedor de la mercadería que se traslada.

Guía de remisión del transportista

El transportista es la empresa de transporte que lleva la carga cuando el servicio es contratado (transporte público). En ese caso, además de tu guía de remitente, la empresa transportista emite su propia guía de transportista. Si mueves la mercadería con tu propio vehículo (transporte privado), no hay transportista externo: basta la guía del remitente.

GuíaLa emiteCuándo Del remitenteEl dueño / poseedor que envía los bienes (tú)Prácticamente en todo traslado de mercadería Del transportistaLa empresa de transporte contratadaSolo cuando el transporte es público (contratas a un tercero)

Para la mayoría de MYPES el foco está en la guía del remitente: es la que emites tú desde tu sistema de facturación. Por eso el resto de esta guía se concentra en ella.

Transporte público vs. transporte privado

La diferencia se reduce a una pregunta: ¿quién pone el camión? Elegir bien el tipo cambia los datos que la guía te va a pedir.

Transporte privadoTransporte público Quién trasladaTú mismo, con tu propio vehículo y tu choferUna empresa de transporte que contratas Datos que se pidenPlaca del vehículo + conductor (documento, nombre, apellidos y N° de licencia)RUC de la empresa transportista, razón social y N° de registro MTC Guías involucradasSolo la del remitente (la tuya)La tuya (remitente) + la del transportista Ejemplo típicoLa ferretería lleva el pedido en su propia moto-cargaLa distribuidora manda un lote grande con una empresa de encomiendas

En la práctica, la mayoría de las bodegas y tiendas pequeñas usan transporte privado porque reparten con su propio vehículo. El transporte público entra cuando el volumen crece y contratas a alguien que se dedica a mover carga. Si quieres ir a fondo en cuándo conviene cada uno, lo desarrollamos en la guía GRE: transporte público vs. privado, ¿cuál elijo?.

¿Cuándo te exige SUNAT una guía de remisión?

La regla base es simple: necesitas guía cada vez que trasladas bienes físicos de un lugar a otro. No importa si hubo o no una venta de por medio; lo que activa la guía es el movimiento de la mercadería. Estos son los casos más comunes en un negocio MYPE:

• Despachas una venta: le llevas al cliente lo que te compró.
• Recoges una compra: vas por la mercadería que le compraste a tu proveedor.
• Mueves stock entre tus locales: pasas productos de tu almacén a tu tienda, o de una sucursal a otra.
• Recibes o haces una devolución: la mercadería regresa por un cambio o un producto fallado.
• Entregas en consignación: dejas productos a un tercero para que los venda por ti.

Cada uno de esos casos corresponde a un motivo de traslado, que es uno de los datos que la guía te pide. Elegir el motivo correcto es importante porque de él dependen otros campos (por ejemplo, de dónde sale y a quién llega la carga). Estos son los motivos que vas a ver:

CódigoMotivoEjemplo 01VentaLe despachas al cliente lo que te compró 02CompraRecoges mercadería donde tu proveedor 03DevoluciónRegresas o te regresan productos 04Traslado entre establecimientosDel almacén a la tienda; de una sucursal a otra 05ConsignaciónDejas productos a un tercero para que los venda 06Transferencia no onerosaEntregas sin cobro (muestras, donaciones) 07Recojo de bienes transformadosRecuperas mercadería que mandaste a maquilar 13OtrosCualquier motivo que no encaje (lo describes) 14Venta itineranteSales a vender de puerta en puerta con la carga

SUNAT contempla algunas excepciones (ciertos traslados menores o casos específicos donde no se exige guía), pero como esas condiciones cambian y dependen de tu situación, lo prudente es no asumir que estás exento: si mueves mercadería, lo seguro es emitir la guía. Cuándo aplica cada caso lo detallamos en ¿Cuándo exige SUNAT una guía de remisión?.

¿Qué pasa si trasladas sin guía?

La respuesta directa: te expones a que SUNAT te comise la mercadería. En un control en la vía —esos operativos donde detienen vehículos de carga—, si la mercadería no tiene su guía que la sustente, SUNAT puede retener los bienes (comiso) y aplicar una multa. Recuperar la mercadería comisada cuesta tiempo, papeleo y dinero, y para un negocio pequeño eso puede significar quedarte sin stock justo cuando lo necesitas.

Dicho de otra forma: la guía no es solo un requisito burocrático, es tu seguro mientras la mercadería está en la calle. Emitirla toma minutos; no tenerla puede costarte el lote entero. Las sanciones y montos exactos los fija la normativa vigente de SUNAT, así que ante la duda, revisa sunat.gob.pe o consulta con tu contador.

¿Cómo se emite una guía de remisión electrónica?

A grandes rasgos, emitir una guía es completar cinco bloques de información y enviarla a SUNAT desde tu sistema:

1. Motivo y fecha: eliges por qué se traslada la mercadería (venta, compra, traslado entre locales, etc.) y el día en que sale.
2. Origen: de dónde sale la carga (tu local, tu almacén o la dirección del proveedor).
3. Destino y destinatario: a dónde llega y a nombre de quién (tu cliente, tú mismo, tu otra sucursal).
4. Transporte: si es privado (tu vehículo y tu chofer) o público (una empresa transportista), más el peso bruto y el número de bultos.
5. Carga: el detalle de lo que trasladas (descripción, cantidad y unidad de cada ítem).

Con esos datos, el sistema arma el documento, lo firma y lo envía a SUNAT, que responde aceptándolo (o, si algo está mal, rechazándolo para que lo corrijas). El resultado es una guía con su PDF —el que acompaña físicamente el transporte— y su XML válido ante SUNAT.

El paso a paso completo, con capturas de cada campo y qué poner en cada uno, está en ¿Cómo emitir una guía de remisión electrónica paso a paso?.

Un dato que evita errores: puedes partir el despacho en varias guías

No estás obligado a mandar toda una factura de una sola vez. Si facturaste 100 unidades pero hoy solo salen 60 y mañana las otras 40, puedes emitir una guía por cada envío asociada a la misma factura, hasta completar lo facturado. El sistema lleva la cuenta de lo que ya remitiste (el "saldo por trasladar"), así que no te pasas ni te repites. Esto es muy útil para distribuidoras que reparten pedidos grandes en varias vueltas.

Sigue leyendo

Ahora que tienes el panorama, profundiza en lo que necesites según tu caso. Preparamos tres guías cortas que responden las dudas más frecuentes: cómo emitirla paso a paso, cómo elegir entre transporte público y privado, y en qué situaciones exactas SUNAT te la exige. Con MYPES.pe puedes emitir tu guía de remisión electrónica en minutos, con los datos precargados desde tus ventas y compras.