¿Cómo emitir una guía de remisión electrónica paso a paso?

Emitir una guía de remisión electrónica suena complicado hasta que lo haces la primera vez: en realidad es completar cinco bloques de información y darle enviar. Aquí te llevamos por cada uno, con palabras simples y ejemplos de una tienda cualquiera. Si todavía no tienes claro qué es una guía o cuándo la necesitas, empieza por la guía completa de la GRE.

Antes de empezar: ten dos cosas listas

Para no trabarte a la mitad, ten a la mano los datos del destinatario (a quién le llega la carga: nombre o razón social, documento y dirección con su distrito) y los datos del transporte (la placa y el chofer si vas tú, o el RUC de la empresa si contratas transporte). Con eso, el resto sale rodado. La buena noticia: un buen sistema recuerda a tus clientes, proveedores, vehículos y choferes, así que la segunda vez casi todo viene precargado.

Paso 1: elige el motivo del traslado y la fecha

Lo primero es responder por qué se mueve la mercadería. Eliges el motivo —Venta, Compra, Traslado entre tus locales, Devolución, Consignación, entre otros— y la fecha de traslado, que es el día en que la mercadería sale. El motivo no es un detalle menor: define cómo se llenan los siguientes bloques. Por ejemplo, si el motivo es "Compra", el origen será tu proveedor; si es "Venta", el destino será tu cliente.

Si ninguno de los motivos encaja, existe la opción "Otros", donde escribes tú la descripción del traslado.

Paso 2: indica el origen (de dónde sale)

El origen es el punto de partida de la carga. En la mayoría de los casos es tu local o almacén principal, y suele venir puesto automáticamente. Cambia según el motivo:

• Traslado entre locales: eliges cuál de tus locales es el origen.
• Compra: el origen es la dirección de tu proveedor (de ahí recoges la mercadería).
• Los demás casos: normalmente tu local principal.

Si un contacto tiene varias direcciones (por ejemplo un proveedor con dos bodegas), el sistema te deja elegir desde cuál sale.

Paso 3: completa el destino y el destinatario (a dónde y a quién)

El destino es a dónde llega la mercadería, y el destinatario es a nombre de quién:

• En una venta, el destinatario es tu cliente y el destino es su dirección.
• En una compra o un traslado entre tus locales, el destinatario eres tú mismo (la mercadería llega a ti).

Un detalle que a muchos les hace perder tiempo: el distrito (ubigeo) del destinatario es obligatorio. Si tu cliente no lo tiene registrado, lo buscas una vez (por ejemplo "Miraflores, Lima, Lima") y queda guardado para la próxima.

Paso 4: elige el transporte

Aquí decides quién lleva la carga. Hay dos opciones y cada una pide datos distintos:

TipoQué te pide Privado (tu vehículo)Placa del vehículo + datos del conductor: documento, nombre, apellidos y N° de licencia Público (empresa de transporte)RUC de la empresa transportista, su razón social y N° de registro MTC

En este mismo paso indicas el peso bruto de la carga (en kilos o toneladas) y el número de bultos (cuántos paquetes, cajas o sacos), que debe ser al menos 1. Ambos datos los pide SUNAT. Si no sabes bien cuál tipo te conviene, revisa transporte público vs. privado.

Paso 5: carga los ítems

Por último, detallas qué estás trasladando: la descripción de cada producto, la cantidad y la unidad de medida (unidades, kilos, cajas, etc.). Si la guía nace de una factura o boleta, sus productos se cargan solos y solo confirmas; si es un traslado sin comprobante, los escribes a mano. También puedes bajar la cantidad de una línea para un envío parcial (mandas hoy una parte y el resto después).

Paso 6: emite y descarga tu guía

Con los cinco bloques listos, le das a emitir. El sistema arma el documento, lo firma y lo envía a SUNAT. Si todo está bien, la guía queda aceptada y puedes descargar su PDF (el que acompaña el transporte físico) y su XML. Si SUNAT observa algún dato, la guía sale rechazada con el motivo; lo corriges y la reintentas. Y si en ese momento el servicio de SUNAT está caído, la guía queda "en contingencia": el traslado igual es válido y el sistema la reenvía solo hasta que SUNAT la acepte.

Errores comunes que te ahorran un rechazo

• Distrito del destinatario en blanco: es la causa más frecuente de rechazo. Complétalo antes de emitir.
• Peso bruto en cero: debe ser mayor a 0. Pon un estimado realista si no lo pesaste.
• Motivo equivocado: si eliges "Venta" cuando en realidad es un traslado entre tus locales, los datos de origen y destino no cuadran.
• Placa o licencia mal escritas en transporte privado: revísalas, viajan en el documento oficial.

Con MYPES.pe la mayoría de estos campos vienen precargados desde tu venta o tu ficha de cliente, así que emites tu guía de remisión en un par de minutos y con menos margen de error.