Cómo generar la guía de remisión desde una venta o una compra

Llenar una guía de remisión desde cero, campo por campo, es tedioso: el motivo, el cliente, su dirección, los productos, las cantidades… Pero casi nunca hace falta hacerlo así. La mayoría de las guías nacen de algo que ya registraste —una venta, una compra, un traslado entre tus locales— y desde ahí el sistema te arma la guía casi sola. Acá te mostramos cómo. Si vienes de cero, el paso a paso completo te explica cada campo.

La idea: no vuelvas a teclear lo que ya está

Si le vendiste a un cliente, ya tienes su nombre, su documento y sus productos en el comprobante. ¿Para qué escribirlo otra vez en la guía? Los atajos aprovechan eso: son botones dentro de una venta, una compra o una transferencia que abren el formulario de la guía ya pre-rellenado con los datos de esa operación. Un principio importante: el atajo sugiere y pre-llena, nunca te encierra. Todo lo que trae puesto lo puedes cambiar antes de emitir.

Desde una venta: «Generar guía»

Es el caso más común. Emitiste una boleta o factura y ahora tienes que despachar la mercadería al cliente. En el detalle del comprobante, el botón «Generar guía» abre la guía con:

• Motivo: Venta (01), ya seleccionado.
• El comprobante asociado, con sus productos cargados.
• El destino = tu cliente, con sus datos tomados del comprobante.

A ti te queda completar lo que la venta no sabía: el transporte (tu vehículo o una empresa), el peso bruto y el número de bultos. Le das emitir y listo. Ojo: este botón solo aparece si el comprobante tiene ítems físicos (productos), porque un servicio no se traslada.

Un detalle que ahorra reclamos: las boletas casi nunca llevan la dirección del cliente. Si el comprobante no la trae, el sistema completa el destino con la dirección, el distrito y el ubigeo que ya tengas guardados en la ficha de ese cliente — no te quedas con el destino a medio llenar solo porque la boleta no la anotó.

Desde una compra: «Generar guía de compra»

Cuando vas a recoger mercadería donde tu proveedor, el traslado de vuelta también necesita guía. En el detalle de la compra, «Generar guía de compra» abre la guía con:

• Motivo: Compra (02).
• El origen = tu proveedor (de ahí sale la carga).
• El destinatario eres tú, porque la mercadería llega a tu local.

Este es el escenario típico de la ferretería que recoge un lote de cemento del mayorista, o la distribuidora que va por su reposición. Igual que en la venta, tú completas el transporte y el peso.

Desde una transferencia entre locales

Si mueves stock de tu almacén a tu tienda, o de una sucursal a otra, esa transferencia de inventario tiene su propio atajo: «Generar guía de este traslado». Abre la guía con motivo Traslado entre establecimientos (04) y los dos locales ya puestos —de dónde sale y a dónde llega—. Es el traslado que muchos olvidan sustentar, y con el atajo queda en un clic.

El saldo por trasladar: manda por partes sin perder la cuenta

Acá hay un detalle que a las distribuidoras les cambia la vida. No estás obligado a despachar toda una factura de golpe. Si facturaste 100 sacos pero hoy solo caben 60 en la camioneta, generas una guía por esos 60. El sistema lleva la cuenta de lo que falta —el saldo por trasladar— y mañana generas otra guía por los 40 restantes.

• Al generar la guía desde la venta, cada línea viene con la cantidad igual al saldo pendiente de despachar.
• Puedes bajar esa cantidad para mandar solo una parte, pero nunca subirla por encima del saldo.
• Puedes emitir varias guías de una misma factura hasta completar lo facturado, sin pasarte ni repetirte.

Ejemplo: una distribuidora de abarrotes factura un pedido grande a una bodega y lo reparte en tres vueltas. Tres guías, la misma factura, y el sistema controla que la suma no exceda lo facturado.

Juntar varias facturas del mismo cliente

El caso inverso también funciona: si un mismo cliente tiene dos o tres comprobantes con mercadería pendiente y le vas a mandar todo en un solo viaje, puedes asociar esos comprobantes a una sola guía. La única regla es que sean del mismo destinatario —una guía va a un solo cliente—.

Cuándo te toca hacerla a mano

No todo nace de un atajo. Habrá traslados sin comprobante de por medio: una devolución, una entrega en consignación, o una compra que registraste aparte. En esos casos abres la guía en blanco y escribes los ítems a mano — pero tampoco es tecleo puro: si el producto ya está en tu catálogo, lo buscas por nombre o código y la fila se completa sola (nombre, código y unidad). El detalle de cómo llenar cada sección está en el paso a paso.

Un cliente nuevo queda registrado sin que hagas nada más

Si emites la guía a un cliente con RUC o DNI real que todavía no tenías en tu directorio, queda guardado ahí solo, al emitir. No hace falta ir aparte a registrarlo — la próxima vez que le vendas o le cotices, ya lo tienes a mano.

Con MYPES.pe, generar la guía desde tu venta o tu compra te ahorra casi todo el tecleo: el motivo, el cliente o proveedor y los productos vienen puestos, y tú solo confirmas el transporte y emites en minutos.